Agência de Comunicação da UFSC

O Gabinete da Reitoria da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) publicou, no dia 2 de março, a Portaria 467/2023/GR, que institui e normatiza as ferramentas institucionais de comunicação da universidade. A iniciativa da Secretaria de Comunicação da UFSC teve como base as experiências dos servidores docentes e técnico-administrativos durante o período de trabalho remoto excepcional, ao longo da pandemia de Covid-19 e as novas formas de comunicação e interação possíveis por meio de aplicativos.

“O que observamos durante a pandemia foi uma proliferação de canais instantâneos e não instantâneos de comunicação que acabaram dissolvendo as fronteiras entre os espaços privado e laboral, contribuindo para gerar uma estafa mental. Foi uma sensação de que as pessoas nunca se desconectavam do trabalho. Essa falta de orientação clara por parte da instituição sobre como, por quais meios e quando o servidor pode ser acionado, abre brechas, inclusive, para situações de insegurança jurídica trabalhista”, explica o secretário de Comunicação, Samuel Pantoja Lima. A edição da portaria não exclui a obrigatoriedade do atendimento telefônico via ramal durante o expediente, inerente à atividade administrativa da gestão pública, bem como não visa regulamentar temas e sistemas não abrangidos pelo escopo da comunicação institucional.

Outra questão considerada foi a necessidade de haver uma padronização do contato dos (as) servidores (as) quando do atendimento ao público externo ou nas relações interinstitucionais. Além de levar em consideração o uso de ferramentas tecnológicas chanceladas pela Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC), pequenos ajustes na conformidade e no endereçamento transmitem maior segurança e credibilidade sobre a origem da informação que é enviada ou que chega ao destinatário final. “O uso de e-mails pessoais e de ferramentas informais para a tramitação de correspondências ou solicitações referentes ao ensino, pesquisa e extensão da UFSC geram uma fragilidade quanto à segurança e confiabilidade dos arquivos e informações prestadas. É preciso que haja um fluxo minimamente racional para que não só seja possível recuperar dados e mensagens com agilidade, como também evitar perdas e extravios”, enfatiza Ricardo Torres, diretor da Agência de Comunicação da UFSC.

A portaria traz uma relação de sistemas e ferramentas com interface comunicativa já disponíveis, como o e-mail UFSC, Páginas UFSC (sites), Sistema de Processos Administrativos (SPA), Portal de Atendimento Institucional (PAI) e o aplicativo de mensagens instantâneas Chat UFSC. Além destes, o documento prevê ainda novas opções de comunicação a serem desenvolvidas e implementadas gradativamente, como uma intranet destinada aos (às) servidores (as) e o gerenciamento da área de wallpaper dos desktops institucionais para fins de avisos e campanhas institucionais. A Capacitação da UFSC oferece, regularmente, cursos para que os servidores utilizem corretamente os serviços já existentes.

Novas soluções também estão sendo pensadas pela Secretaria de Comunicação da UFSC, em parceria com a Setic e LabSec (CTC/UFSC), para atendimento aos (às) estudantes mediante a criação de um aplicativo institucional. A primeira versão teria foco em serviços relativos ao Restaurante Universitário, com o desenvolvimento e implementação gradativa de novos módulos.

Catálogo reúne todos os serviços de TIC da UFSC por segmento

A Setic disponibiliza online um catálogo que reúne todos os serviços de tecnologia da informação e comunicação disponíveis à comunidade acadêmica, por segmento, para uso local ou remoto via rede UFSC.

Para cada item há uma descrição do serviço, tutoriais de instalação e/ou uso, além de extensa seção de Perguntas Frequentes (FAQ), na qual é possível encontrar o passo a passo para diversos procedimentos.
>>> Acesse aqui o Catálogo de Serviços da Setic.

Conheça os sistemas e ferramentas já disponíveis

• E-mail UFSC

Disponível para servidores docentes, técnicos, estudantes de graduação, pós-graduação e colaboradores terceirizados. O serviço deve ser ativado por meio do sistema de Identidade UFSC (IdUFSC) – idufsc.ufsc.br.

Também é possível criar e-mails setoriais, facilitando assim o acesso dos servidores a uma mesma caixa de entrada. Essas contas têm a particularidade de poderem ser acessadas por mais de uma pessoa, sem a necessidade de compartilhar a senha – o usuário usa sua senha funcional para acessá-la.

Para utilizá-lo, basta acessar webmail.ufsc.br no seu navegador ou configurar os aplicativos de e-mail para desktop ou no smartphone (Android ou IOS), como Thunderbird, Outlook, Blue Mail, etc. Os aplicativos permitem que várias caixas de entrada (funcional ou setorial) sejam gerenciadas em uma mesma tela, facilitando a visualização. Ressaltamos que não é o ideal acessar o webmail no smartphone via navegador, pois ele não será responsivo. Deste modo, opte por um aplicativo de e-mail. No Catálogo de Serviços da Setic há instruções de como configurar rapidamente esta funcionalidade – veja na seção “Formas de Acesso”.

No E-mail UFSC é possível criar filtros, pastas, importar e exportar listas de contatos, criar modelos de respostas e respostas automáticas.

>> Saiba mais sobre o serviço clicando aqui.

• Páginas UFSC

O serviço possibilita criar sites e gerenciá-los de forma colaborativa: vários usuários podem trabalhar na mesma página/site, com diferentes níveis de permissões. O sistema (CMS), baseado em WordPress, possui vários plugins que integram a outros sistemas e serviços da UFSC, como por exemplo sistemas acadêmicos e administrativos. Saiba mais sobre este serviço aqui e veja os tutoriais aqui.

• Chat UFSC

Para utilizar, basta efetuar seu login com o ID UFSC. A aplicação utiliza como base a plataforma Rocket.Chat, utilizada mundialmente por empresas e governos. Assim como o Whatsapp e Telegram, é possível utilizar o Chat UFSC na versão web pelo seu navegador (chat.ufsc.br) ou então em aplicativo no seu smartphone (app Rocket.Chat para Android ou IOS).

Além das mensagens diretas (privadas), é possível criar:
– grupos (times)
– canais para atendimento aos usuários (com interação)
– canais unilaterais (somente os administradores enviam mensagens aos usuários)

O aplicativo permite ainda: envio de mensagens de voz, documentos, vídeos, fotos, chamadas em vídeo, responder alguém citando a mensagem anterior (citar), criar tópicos dentro de conversas (separação por temas), reagir mensagens (com emojis), favoritar mensagens (estrela), marcar mensagens como não lidas, etc.

>> Saiba aqui mais informações sobre o serviço.

• Sistema de Processos Administrativos (SPA)

O Sistema de Processos Administrativos (SPA) é um dos módulos que compõem a plataforma SOLAR que permite o envio de correspondências oficiais (ofícios, notas fiscais, portarias), solicitações digitais e a tramitação de processos acadêmicos e administrativos para finalidades diversas. É possível ter uma “fila de trabalho” setorial (várias pessoas acessam ao mesmo tempo, como no caso do e-mail) e o servidor possui uma fila individual também. O sistema está disponível na plataforma SOLAR, acessível através do endereço http://acesso.egestao.ufsc.br/solar/.

Para utilizar o sistema, o usuário deve já estar cadastrado na plataforma SOLAR e ter autorização do gestor do sistema, que definirá seu perfil de uso. Caso você ainda não tenha acesso, deverá solicitar pelo formulário.

>> Veja o FAQ completo e tutoriais do serviço aqui.

• Portal de Atendimento Institucional (PAI)

Serviço que permite às unidades criarem seu próprio site para abertura e resposta a solicitações/chamados, usando os mesmos recursos e tecnologia já utilizados hoje pela SeTIC em seu atendimento (chamados). Ele não é o serviço ideal para a sistematização de procedimentos que exijam a abertura de processo, para isso deve ser utilizado o SPA.

Dentre as vantagens e facilidades da utilização do Portal de Atendimentos destacam-se:

• Padronização do atendimento – reflete em transparência ao usuário;
• Rastreabilidade das solicitações – através de registros dos chamados;
• Atendimento eletrônico, via e-mail;
• Divisão de papéis – atribuição de responsabilidades.

>> Saiba mais informações e como requisitar e utilizar esse serviço neste link.