Divulga UFSC

O informativo Divulga UFSC foi implantado pela Agecom em 2012, com o objetivo de produzir, diariamente, uma newsletter contendo informações de interesse da comunidade universitária. Sua edição é feita a partir das notícias publicadas no portal da UFSC (www.noticias.ufsc.br) e pedidos de divulgação enviados para o e-mail

O periódico é encaminhado nas primeiras horas da manhã dos dias úteis para as listas de e-mail administradas pela Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC). É dirigido aos alunos de graduação e pós, técnicos-administrativos, professores, imprensa e comunidade externa (por adesão).
O serviço, originalmente prestado pelo Núcleo de Processamento de Dados (NPD) – atual SeTIC –, limitava-se ao redirecionamento de e-mails para as listas da Universidade. Com a implantação do Divulga UFSC, a Agecom otimiza o fluxo de mensagens, criando um canal de comunicação mais dinâmico com as comunidades universitária e externa.
O encaminhamento de mensagens institucionais ainda é feito para comunicados diferenciados, cujas especificidades informativas necessitem manter a originalidade textual do remetente.

Informativo Divulga UFSC

O informativo Divulga UFSC, respaldado na Política Pública de Comunicação, foi criado em junho de 2012 com o objetivo de implantar um boletim informativo diário com informações de interesse da comunidade universitária. O serviço visa aperfeiçoar o uso do recurso anteriormente restrito ao envio de mensagens para as listas, pois, ao mesmo tempo em que reduz o número de mensagens enviadas diariamente, permite utilizar a linguagem jornalística na edição de notícias voltadas principalmente ao público interno.

Diretrizes da Política Editorial
– Produção de uma newsletter diária para envio a todas as listas de e-mail e postagem no site www.divulga.ufsc.br. A edição é feita na véspera, até o início da tarde, para posterior revisão e envio para as listas no início da manhã do dia seguinte.
– O informativo publica exclusivamente notícias, avisos e eventos organizados ou apoiados pela UFSC.
– Os diversos e-mails recebidos são compilados e editados em uma única mensagem.
– Mensagens longas devem ser resumidas.
– Utilização do lead clássico, com informações básicas que ajudem o público a entender o evento: nome do evento, local, dia, horário, quem o promove, contato (e-mail, site, telefone).
– Recomenda-se escrever mensagens curtas; para mais informações, deve-se fornecer links para páginas web.
– Prazo: solicita-se aos usuários que enviem seus pedidos de divulgação com uma semana de antecedência.
– A newsletter deve contar com no mínimo seis e no máximo 12 notas diárias, editadas preferencialmente em até seis linhas.
– Além da edição dos pedidos de divulgação enviados para o e-mail , o informativo sintetiza as notícias publicadas no portal de notícias da UFSC (www.noticias.ufsc.br) e em outros portais institucionais, sempre com foco no público interno da Universidade. Aos editores recomenda-se o monitoramento diário dos portais da Reitoria (blog da gestão, GR e pró-reitorias), dos centros de ensino e dos campi do interior.
– As notas devem ser editadas por ordem de envio e cronologia dos eventos a serem divulgados.
– Deve-se evitar antecipar a publicação de eventos futuros; recomenda-se publicá-los respeitando-se a cronologia das suas realizações e a fila de espera nos pedidos de divulgação.
– Deve-se observar os prazos que normalmente envolvem os eventos científicos: chamada para apresentação de trabalhos, período de inscrições e data de realização.
– Cada edição deve mesclar informes da Administração Central com notícias oriundas de toda a instituição; o informativo não é restrito às comunicações da Reitoria, pois deve atender a pluralidade institucional.
– A edição é focada na obtenção de um maior alcance da comunidade acadêmica e na urgência da divulgação.
– A agenda cultural é editada à parte no final do informativo, separada graficamente, com três notas no máximo.
– Deve-se observar o vínculo institucional nos pedidos de divulgação, preferencialmente citando links, e-mails e telefones – para obter informações adicionais que identifiquem a originalidade do remetente –, bem como informando os setores da UFSC responsáveis pelo evento; ou seja: deve-se procurar identificar a fonte institucional da notícia.
– Deve-se evitar o culto à personalidade nas notas publicadas, preferindo identificar setores institucionais em vez de valorizar restritivamente as pessoas envolvidas nas ações a serem divulgadas.

Regras internas
– Cada edição deve conter o número da publicação e a respectiva data.
– Mensagem final deve ter no máximo 100 KB.
– Rodapé deve ter instruções para cancelar o recebimento de mensagens ou começar a recebê-las.
– Rodapé deve ter link para outros canais de comunicação da UFSC: portal de notícias (Agecom), TV UFSC, Facebook, Twitter e Instagram.
– Deadline: o fechamento da newsletter será às 13h, com posterior envio para revisão; o Divulga será encaminhado uma vez por dia, a partir do começo da manhã.
– Edição e postagem feitas com o programa Dreamweaver, conforme tutorial em anexo.
– Após o envio do informativo para as listas citadas abaixo por meio do e-mail , há a necessidade de aprovação do moderador das listas a fim de evitar spammers.

Respostas padronizadas para solicitações rejeitadas:

Existem modelos de respostas a serem enviadas para pedidos de divulgação rejeitados (ver anexo 1):
– ofertas de estágio, trainees e de trabalho;
– solicitações de divulgação para eventos e notícias sem vínculo institucional;
– postagens rejeitadas nas listas;
– solicitação de pesquisas acadêmicas e enquetes para trabalhos científicos.

Envio de mensagens
– Quando solicitado pelo remetente, o texto original será enviado para o público de interesse do assunto, agrupado na respectiva lista de e-mail.
– Avisos e comunicados institucionais também são encaminhados para as listas.
– Evitar acúmulo de mensagens diárias, atendendo recomendação da SeTIC para que sejam enviadas, no máximo, três mensagens por dia, com limite de tamanho de 100 KB.

As mensagens e informativos são enviados para as listas que contemplam os seguintes públicos:

  • servidores técnicos-administrativos;
  • servidores docentes;
  • Hospital Universitário;
  • alunos de pós-graduação;
  • alunos do Campus Araranguá;
  • alunos do Campus Curitibanos;
  • alunos do Campus Joinville;
  • alunos do Campus Blumenau;
  • alunos do Centro de Ciências Agrárias (CCA);
  • alunos do Centro de Ciências Biológicas (CCB);
  • alunos do Centro de Comunicação e Expressão (CCE);
  • alunos do Centro de Ciências Jurídicas (CCJ);
  • alunos do Centro de Ciências da Saúde (CCS);
  • alunos do Centro de Desportos (CDS);
  • alunos do Centro de Educação (CED);
  • alunos do Centro de Filosofia e Ciências Humanas (CFH);
  • alunos do Centro de Ciências Físicas e Matemáticas (CFM);
  • alunos do Centro Socioeconômico (CSE);
  • alunos do Centro Tecnológico (CTC);
  • comunidade externa, para e-mails inscritos em lista específica;
  • imprensa de Santa Catarina, para e-mails inscritos em lista específica.

Regras de monitoramento das mensagens recebidas

Ao verificar as postagens no e-mail , o editor deve adotar os seguintes procedimentos:

– login do e-mail, a partir de usuários credenciados pelo respectivo “IdUFSC”;
– redirecionar as mensagens com solicitações de informações adicionais sobre notícias publicadas aos setores institucionais competentes;
– colocar na pasta “Spam Jaime” as mensagens de spam para posterior procedimento de filtragem e exclusão pelo moderador da SeTIC;
– colocar na pasta “Pendências” os pedidos de exclusão das listas e inclusão nelas, para providências futuras do moderador;
– redirecionar para o e-mail notícias que também possam repercutir no portal da UFSC ou que sirvam de pauta jornalística, bem como os pedidos de divulgação solicitados por meio do formulário disponível no portal de notícias da Agecom;
– manter limpas (esvaziadas) as pastas: “Filtrados”, “Spam” e “Lixeira”.

Encaminhamento de mensagens institucionais
O serviço de recebimento e envio de mensagens pelo e-mail é um canal de comunicação que existe desde 1989 (NDP/Setic). Migrou para a Agecom em 2013 com o objetivo de comunicar por e-mail notícias da UFSC à sua comunidade interna. Ele funciona por meio de listas unidirecionais, ou seja, os participantes apenas recebem as mensagens, sem permissão de respondê-las.
– O serviço permite divulgar somente notícias e eventos promovidos pela UFSC, ou que tenham seu apoio.
– As mensagens devem ser curtas, limitadas a 100 KB
– Toda mensagem deve ter a identificação da pessoa organizadora: nome completo, unidade na UFSC, e-mail, telefone e site para informações adicionais.
– As mensagens são assinadas, com a seguinte orientação:

As informações contidas nesta mensagem são de responsabilidade do remetente indicado no encaminhamento desta.
“A Agência de Comunicação (Agecom/DGC), em parceria com a Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC), atende às solicitações de divulgação oriundas da comunidade universitária e enviadas para o endereço , conforme a ordem de chegada, cronologia e relevância de conteúdo, priorizando notícias relacionadas ao dia a dia da instituição. Não temos responsabilidade editorial pelo conteúdo original das mensagens, respeitando a redação do remetente.” Consulte nossa Política Editorial.

Observações:

1) verificar no informativo tutorial a sequência “passo a passo de edição” e a descrição das listas institucionais;
2) política editorial atualizada em janeiro de 2016 pela Seção de Comunicação Interna da Coordenadoria de Relações Públicas/Agecom/DGC, a partir das informações previamente publicadas no portal da Agecom;
3) equipe responsável pela elaboração: Artêmio de Souza, Caetano Machado, Carla Costa, Paulo Liedtke e Tattiana Teixeira. Revisão: Claudio Borrelli.

Florianópolis, janeiro de 2016.

 

ANEXO 1

Respostas padronizadas para solicitações de divulgação rejeitadas

1) Para pedidos de divulgação de vagas de estágio, trainee e vagas de emprego:
Para divulgação de vagas de estágio, trainee e vagas de emprego, acesse estagios.ufsc.br ou envie sua mensagem para
Mais informações na Política Editorial disponível neste link.

2) Respostas para solicitações de divulgação para eventos e ações sem vínculo institucional:
Prezado/a ___________,
O informativo Divulga UFSC é voltado para eventos organizados pela Universidade ou com apoio da instituição.
Mais informações na Política Editorial, disponível neste link.

3) Resposta para postagens rejeitadas nas listas. Utilizar o modelo abaixo:
Prezado/a ___________,
Solicitamos que o envio de sugestões ou pedidos de publicação sejam feitos por meio do e-mail , e não diretamente pela lista que você recebe em nossas mensagens, para que as informações enviadas pelo remetente sejam preservadas quando a mensagem é encaminhada por meio da lista.
Informações sobre o envio e encaminhamento de mensagens através do Divulga UFSC e outros meios de comunicação da nossa instituição podem ser encontradas na nossa Política Editorial. (atualizar link)

3) Resposta para solicitação de pesquisas acadêmicas e enquetes para trabalhos científicos
Prezado/a ___________,
O Divulga UFSC não realiza enquetes e pesquisas acadêmicas. A Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC) é o órgão institucional que dispõe de um serviço para essa finalidade: www.collecta.ufsc.br
Observe as informações abaixo disponíveis no site da SeTIC.
Collecta
O serviço provê a realização de pesquisas e avaliações acadêmicas, baseadas na criação e preenchimento de formulários para coleta de informações.
O Collecta está disponível para servidores técnico-administrativos e docentes que já possuam um IdUFSC.
Não é necessário nenhum passo adicional para requisitar o serviço, além de o de já possuir um IdUFSC. A autorização para aplicação dos formulários elaborados (envio à comunidade UFSC) deve ser autorizada pelo Comitê de Ética. O processo de autorização já é integrado ao próprio sistema.
O sistema está disponível em www.collecta.ufsc.br, em regime integral, salvo manutenções programadas e anunciadas previamente.